In 5 stappen aan de slag met contentmigratie

content contentmigratie marketing

Er worden plannen gemaakt voor een nieuwe website. Je oude website is aan vervanging toe: uit de laatste gegevens van Google Analytics blijkt dat een groot deel van je pagina’s afgelopen jaar nooit bekeken is. Enige tijd later staat er een prachtige website. Je krijgt een training om met het CMS-systeem om te kunnen gaan en dan kun je aan de slag. Ergens in dit hele proces word je ook uitgedaagd te herbezinnen op de content. Niet alle content van de oude website moet weg, een deel mag verhuisd worden. Maar welke? En waar moet je beginnen?   

Contentmigratie en creatie

Het schrijven en selecteren van content voor je (nieuwe) website is niet makkelijk. Het is belangrijk om al in de allereerste fase, tijdens het functioneel ontwerp, na te denken over de content en te beginnen met het selecteren van content voor de verschillende pagina’s van de nieuwe website. De content kan niet altijd een-op-een worden overgezet.

Misschien verandert de website wel zo drastisch dat dit vraagt om een hele nieuwe contentstrategie. Om je op weg te helpen willen we graag een aantal handige stappen met je delen uit het Migration Handboek van David Hobbs. Start niet voor je dit stappenplan hebt gelezen! Daarna kun je niet vroeg genoeg beginnen 😉

1. Maak een kritische selectie van je content

Het is goed om jezelf bij contentmigratie een aantal kritische vragen te stellen over de content die op de nieuwe website moet komen. Is alle content op de oude website nog wel relevant en actueel? Past de content wel bij het nieuwe design? Is de doelgroep veranderd?

De oude website bevat als het goed is enorm veel informatie die in de loop van de jaren is opgebouwd. Voor de nieuwe website is al die informatie lang niet altijd (meer) relevant. Je zult vaak ook voor nieuwe content moeten zorgen. Misschien vraagt het design wel om extra titels, foto’s en filmpjes. Wees je hiervan bewust tijdens de ontwerpfase!

2. Plan al je stappen in

Wanneer je weet wat er op de website moet komen is het tijd voor de volgende stap: het maken van een planning voor de contentmigratie. Deel deze planning met alle betrokkenen, beschrijf wat er gedaan moet worden en bepaal wie dat gaat doen. De meeste problemen zal je pas ontdekken wanneer je de website gaat vullen. Houd daarom rekening met tegenvallers. Bedenk welke content het allerbelangrijkste is en wat er in ieder geval op de website moet komen te staan voor het live gaan.  

3. Maak een contentmigratie-document

Met een contentmigratie-document orden je alvast de content die op de website moet komen. Zet in het document ook de content die automatisch overgezet kan worden en bespreek dit met de bouwer. Dit document kan er, afhankelijk van de website, op allerlei manieren uitzien.

De aanzet:

Maak een tabblad aan waarin je de nieuwe navigatiestructuur als uitgangspunt neemt en onder elkaar zet. Maak ook een document, waarin je de oude structuur op een rij zet. In dit document kun je aangeven of het al dan niet gemigreerd wordt en zo ja, waar deze content in de nieuwe structuur terechtkomt.

Maak kolommen aan voor de stappen tijdens het migratieproces. Hierin benoem je bijvoorbeeld:

  • Wie de betreffende pagina of content migreert.
  • Vanuit welk document of welke URL de content gemigreerd gaat worden.
  • De prioriteit van het vullen van de pagina.
  • Of de content geplaatst is.
  • Of de metadata (inleidingen, kopjes etc.) is aangevuld.
  • Of de hyperlinks, foto’s, filmpjes geplaatst en gecheckt zijn.
  • Of er akkoord is voor livegang.

Ieder traject is uiteraard uniek, dus elk contentmigratie-document ziet er weer anders uit. Kijk daarom goed waar jij en jouw organisatie behoefte aan hebben en verwerk dat in het document. Zo kan het bijvoorbeeld ook helpen om tabbladen aan te maken voor documenten, functionaliteiten (bijvoorbeeld widgets), formulieren, nieuwsberichten en kalenders. Pas bij ieder tabblad de kolommen met de stappen hierop aan.     

4. Vorm een team specifiek voor de contentmigratie

Soms wordt het overzetten van de content uitbesteed. Bekijk dan goed wie dit proces intern gaat begeleiden. Ook wanneer je niet zelf de content gaat plaatsen, maar een aansturende rol hebt, zul je tijd moeten investeren om alleen al te controleren of de content wel op de goede plek staat.

Met de komst van de nieuwe website kan er ook behoefte zijn aan een andere beheerstructuur. Bijvoorbeeld omdat meerdere medewerkers blogs gaan schrijven en plaatsen. Betrek hen dan ook tijdens het migratietraject. Zorg ervoor dat zij al wennen aan het CMS-systeem en betrokken worden bij de keuzes die gemaakt zijn, zodat zij het beheer na de contentmigratie direct kunnen oppakken en de nieuwe website vanaf dag één up-to-date blijft.

5. Start meteen na de technische oplevering met contentmigratie

Zodra je weet hoe het CMS-systeem werkt, kun je aan de gang gaan. Wanneer je begint met het overzetten van content zal je tegen bugs en nog ontbrekende dingen aanlopen. Neem daarom de tijd voor de migratie met het team dat je hebt samengesteld. Vraag het team om de punten goed te registreren, zodat je dit meteen kunt doorgeven aan de websitebouwer. Eenmaal aan de slag houd je de voortgang bij in het contentmigratie-document. Zo krijg je in inzicht in de uitdagingen en risico’s en zaken die direct, of later opgelost kunnen worden.

 

0 I like it
0 I don't like it

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *